5 Tips Manajemen Waktu yang Efektif dan Efisien

Saat hendak melakukan sesuatu, terkadang kita merasa 24 jam dalam sehari saja tidaklah cukup untuk menyelesaikan semua kegiatan kita. Padahal kegiatan tersebut memiliki deadline yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat, sehingga kebanyakan di antara kita bekerja secara SKS atau dikenal dengan istilah Sistem Kebut Semalam. Mungkin teman-teman pernah berpikir seandainya saja dalam satu hari terdapat 30 jam atau 40 jam, mungkin saja semua pekerjaan atau kegiatan kita dapat terselesaikan di hari itu juga. Namun pertanyaannya, apakah hal itu efektif jika tidak dipadukan dengan kemampuan kita dalam mengatur waktu yang baik?

Min OSC ingin memberi tips nih agar semua kegiatan teman-teman OSC tidak diselesaikan secara sistem kebut semalam. Mari, simak penjelasan berikut.

1. Brainstorming 

Menulis semua kegiatan yang ingin kita lakukan ataupun selesaikan dalam waktu dekat ini. Kegiatan yang dimaksud dapat berupa kegiatan akademik maupun non akademik. Caranya cukup sederhana, siapkan kertas kosong, kemudian urutkan kegiatan yang telah ditulis dari kegiatan yang paling penting terlebih dahulu hingga kegiatan yang tidak penting. Beri alasan yang singkat dan jelas mengenai kegiatan yang telah kamu tulis agar kegiatan yang ingin kamu selesaikan bermanfaat untuk produktivitas sehari-hari.

2. Breakdowntask

Setelah melakukan brainstorming, pilahlah kegiatan yang telah ditulis tersebut menjadi kegiatan yang lebih sederhana untuk dipelajari. Tujuannya untuk memudahkan otak kita dalam memahami informasi yang dipelajari. Misalnya, kamu berkeinginan belajar bisnis (masih dalam kategori kompleks). Alih-alih belajar bisnis, cobalah untuk membuat lebih spesifik mengenai pembelajaran apa yang harus dipelajari, contohnya belajar materi SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).

3. Priority Scale

Ini yang sering dikenal sebagai skala prioritas. Skala prioritas itu sendiri terbagi menjadi 4 (empat) kuadran.

a. Kuadran Mendesak dan Penting. Kuadran ini harus dikerjakan pertama kali, karena sifatnya mendesak sekaligus penting. Contohnya, kamu memiliki tugas deadline di hari itu juga, atau kamu harus menjenguk keluarga kita yang terkena musibah.

b. Kuadran Penting, namun Tidak Mendesak. Umumnya kuadran ini bersifat jangka panjang, contohnya kamu memiliki deadline 1 minggu lagi, atau kamu ingin mengembangkan skill yang baru.

c. Kuadran Mendesak, namun Tidak Penting. Kegiatan yang perlu dilakukan segera, namun tidak terlalu penting karena kegiatan ini bisa dioper kepada orang lain. Misalnya, membantu teman satu kelompok yang kesulitan memahami materi logaritma matematika.

d. Kuadran Tidak Penting dan Tidak Mendesak. Kuadran ini sangat berbahaya bagi produktivitas kita sehari-hari, karena hanya akan menghabiskan waktu secara percuma. Contohnya, menggunakan media sosial untuk menjelajahi kehidupan orang lain, bermain game hingga melalaikan tugasnya, atau bahkan overthinking.

4. Buat To-do List

Banyak orang yang sudah menerapkan tips yang satu ini, akan tetapi tidak sedikit pula di antara mereka yang masih kesulitan untuk menyelesaikan semua to-do list mereka. Mengapa demikian? Mungkin kegiatan yang membutuhkan energi atau usaha yang besar itu terlalu banyak untuk diselesaikan atau mungkin merasa mampu menyelesaikan semua kegiatan dalam satu waktu secara bersamaan. Ini mengakibatkan to-do list yang dibuat menjadi tidak efektif, padahal to-do list dibuat untuk meningkatkan produktivitas seseorang. Lantas bagaimana caranya membuat to-do list agar tetap produktif?

Gunakan rule 1-2-3 (+break 15 mins). Batasi kegiatanmu dengan rule 1-2-3, tujuannya supaya kita tetap fokus melakukan semua kegiatan di hari itu. Tentukanlah 1 kegiatan yang membutuhkan energi besar, 2 kegiatan yang membutuhkan energi sedang, dan 3 kegiatan yang membutuhkan energi rendah. Selesaikan semua kegiatan yang telah ditentukan tadi, dan jika tiba-tiba merasa jenuh atau bosan, ambil jeda atau istirahat sejenak selama 15 menit, kemudian lanjutkan kembali kegiatan yang ingin diselesaikan.

5. Evaluasi

Setelah semua tips di atas telah dikerjakan, jangan lupa untuk selalu melakukan evaluasi, sekurang-kurangnya lakukanlah setiap minggu sekali. Ini bertujuan untuk memantau apakah ada kegiatan yang tidak terselesaikan atau terlewatkan begitu saja. Sertai juga dengan alasan yang logis.

Nah, teman-teman OSC, apakah kalian sudah menerapkan semua tips di atas? Jangan lupa untuk melakukannya dengan penuh tanggung jawab, disiplin, dan konsisten ya. Manfaatkanlah waktu yang kita miliki untuk menjadi lebih produktif dengan mengaplikasikan kemampuan manajemen waktu kita semaksimal mungkin. Sampai bertemu di artikel berikutnya! See ya!