Mengapa Harus Rapat?

Hallo Sobat OSC

Mengapa harus rapat? Mendengar kata rapat pasti membuat kita mengernyitkan dahi membayangkan suasana rapat yang membosankan dan  menyita waktu kita untuk bersantai, apalagi jika rapat tersebut dilakukan secara mendadak tanpa persiapan. Namun, rapat tetap harus dilakukan untuk mencari solusi dari permasalahan yang tengah dihadapi juga untuk memperkuat rasa kebersamaan dan tali silatuhrahmi. Rapat terlihat sangat membosankan karena biasanya rapat berjalan lambat, tidak tepat waktu akibat menunggu peserta rapat lainnya untuk datang, rapat dilakukan tanpa persiapan sebelumnya sehingga masalah yang akan dibahas tidak dapat berjalan maksimal. Padahal rapat seharusnya berjalan dengan efesien agar rapat tidak menjadi hal yang membosankan bagi setiap orang. Lalu bagaimanakah rapat yang efesien itu? Rapat yang efesien adalah rapat yang dilakukan dengan persiapan yang matang, masing-masing peserta rapat sebaiknya lebih dulu menyiapkan materi yang akan dipaparkan saat rapat dimulai. Rapat yang efesien dapat menjadi tempat yang baik dalam menuangkan ide-ide cemerlang, gagasan-gagasan, pemikiran, dan mengambil keputusan.

Seperti yang kita ketahui rapat sangat sering dilakukan oleh mahasiswa yang mengikuti organisasi di kampus. Seperti kita ketahui bersama bahwa tidak seluruh peserta dapat menghadiri rapat karena mungkin dihadapkan dengan kesibukan lain. Hal ini yang sering membuat rapat berjalan jauh dari waktu yang telah ditentukan sebelumnya yang membuat kita malas untuk menghadiri rapat selanjutnya. Kebanyakan peserta rapat kurang memahami hakikat rapat yang sebenarnya, tidak memahami bahwa rapat memerlukan pesiapan materi yang matang, jika tidak dapat menghadiri rapat sebaiknya mengkonfirmasi sehari sebelum rapat dimulai dan mencari orang lain yang akan mewakili dirinya di rapat tersebut agar permasalahan atau kegiatan yang akan dilaksanakan dapat berjalan dengan baik. Sebab kita menyadari bahwa rapat bukan hanya sekedar meluangkan waktu tetapi juga menuangkan pemikiran dan tenaga untuk mengambil keputusan yang terbaik secara mufakat.

Upaya yang dapat dilakukan untuk meminimalisir hal-hal yang telah disebutkan di atas adalah dengan memberikan pemahaman literasi tentang bagaimana cara melakukan rapat dengan efesien dan efektif kepada seluruh anggota organisasi, mendisiplinkan diri masing-masing untuk menghadiri rapat tepat waktu, mempersiapkan materi yang akan dibahas, dan bagi setiap peserta yang menghadiri rapat apabila dimintai pendapat, masukan, dan saran dapat menyumbangkan pemikirannya sebab jika peserta rapat hanya duduk diam masalah tidak dapat terselesaikan dengan cepat.