MENGENAL PERSIAPAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DALAM ORGANISASI

Hallo Sobat OSC! Pada artikel kali ini, saya akan mengajak Sobat OSC untuk mengenal istilah LPJ dalam sebuah organisasi. Kira-kira Sobat OSC di sini sudah ada yang pernah merasakan duduk di bangku LPJ Raya belum ni? Pasti rasanya sangat menegangkan ya!

Nah, Sobat OSC, apa si sebenarnya LPJ itu? LPJ adalah singkatan dari Laporan Pertanggungjawaban. Jadi, semua organisasi akan dimintai laporan pertanggungjawaban di akhir masa kepengurusannya. LPJ dibedakan menjadi 2, yaitu LPJ Intra dan LPJ Raya. Sesuai dengan namanya, LPJ Intra dilaksanakan di dalam organisasi tersebut, diikuti oleh seluruh Badan Pengurus Harian (BPH) Umum yang terdiri dari Pimpinan Umum (PU), Wakil Pimpinan Umum, Sekretaris, dan Bendahara, dan juga seluruh Anggota organisasinya.  Sedangkan LPJ Raya dilaksanakan secara keseluruhan atau bersama organisasi lainnya.

Dalam LPJ Intra, seluruh ketua divisi atau bidang menyampaikan pertanggungjawabannya kepada BPH Umum. Sementara itu, BPH umum juga perlu mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebelum menuju ke LPJ Raya. Misalnya, saya menjabat sebagai Sekretari di sebuah Lembaga Pers Mahasiswa (LPM). Maka Sobat OSC akan sedikit sibuk karena dokumen-dokumen yang harus dipersiap lumayan banyak. Di antaranya sebagai berikut.

Merekap Surat Masuk & Surat Keluar

Pertama, Sobat OSC harus merekap semua surat (undangan) masuk dan surat keluar selama kepengurusan organisasi tersebut. Surat keluar juga meliputi sertifikat, SK Kepenulisan, SK Keaktifan Anggota, dan juga SK Kegiatan. Nah, sedikit info ni Sobat OSC! Organisasi LPM ketika melaksanakan sebuah acara atau kegiatan pasti akan mengundang seluruh LPM dari Perguruan Tinggi lainnya sehingga surat yang keluar juga akan banyak.

Membuat SK Kepenulisan

Kedua, karena organisasi yang diikuti merupakan bidang jurnalistik, berarti sebagai Sekretaris, Sobat OSC harus membuatkan SK Kepenulisan (bagi anggota jurnalistik yang membuat tulisan dan berhasil diunggah di website). Itu artinya, Sobat OSC harus merekap semua tulisan yang ada di website dari awal kepengurusan hingga akhir kepengurusan untuk mengetahui siapa saja anggota LPM yang menulis.

Membuat SK Kegiatan

Ketiga, selain SK Kepenulisan, Sobat OSC juga perlu membuat SK Kegiatan. Sama seperti SK Kepenulisan, SK Kegiatan adalah SK yang dikeluarkan oleh BPH Umum setelah acara berhasil dilaksanakan dengan baik. Di dalam SK tersebut, terdapat susunan panitia kegiatan. Oleh karena itu, biasanya SK ini dibutuhkan oleh semua anggota organisasi untuk keperluan magang atau pun KKN-Evakuivalensi atau KKN-E. Jadi, Sobat OSC tidak boleh melupakan semua kegiatan atau acara yang sudah dilaksanakan ya! Supaya tidak ada kegiatan yang terlewatkan SK nya.

Mengisi Tabel Realisasi Kegiatan

Keempat, mengisi format LPJ khusus sekretaris dari Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM). LPJ yang dimaksud berupa tabel realisasi kegiatan. Di mana kita harus menuliskan kegiatan apa saja yang telah dilakukan, berapa persen keberhasilan dari kegiatan tersebut, dan kendala apa saja yang dialami selama melaksanakan kegiatan tersebut.

Membuat LPJ Keseluruhan

Kelima, Setelah semua dokumen lengkap, sekretaris perlu membuat LPJ keseluruhan. LPJ ini terdiri dari halaman sampul, rincian divisi atau bidang LPM sekaligus semua program kerja yang telah dilaksanakan beserta anggaran dananya, rekapan surat masuk dan surat keluar, serta tabel anggaran dana atau rincian pemasukan (tabel ini formatnya juga berasal dari DPM). LPJ keseluruhan ini nantinya akan dicetak dan dikumpulkan ke pihak Fakultas. Sedangkan tabel realisasi kegiatan akan dicetak dan dibagikan ke seluruh Organisasi Mahasiswa (Ormawa) pada saat LPJ Raya berlangsung. Setelah semua persiapan LPJ Intra selesai, maka tiba lah untuk mengikuti LPJ Raya. Dalam LPJ Raya, semua ormawa hadir untuk melaporkan pertanggungjawabannya selama satu periode yang telah berlangsung.

Demikian Sobat OSC, informasi tentang persiapan LPJ Intra menuju LPJ Raya yang bisa saya bagikan. Mohon maaf karena belum bisa membahas lebih dalam soal LPJ Raya karena Pandemi mengakibatkan saya sebagai BPH Umum untuk belum bisa menghadiri acara tersebut sehingga belum ada pengalaman.

Semoga informasinya dapat membantu Sobat OSC yang sekarang sedang menerima amanah menjadi BPH di organisasinya ya! Sampai jumpa di artikel berikutnya!